SOP bagi setiap Muthawif.

Sebagai langkah kecil untuk mewujudkan kinerja yang profesional, Amanah dan memberi solusi kami menyusun SOP (standard operating procedure ) yang wajib di jalankan oleh semua muthowwif yang menjalankan tugasnya di CAHAYA HIJAZ HANDLING, semoga langkah kecil ini membantu para muthowwif menjalankan tugasnya lebih professional dan bertanggung jawab serta mampu menghadirkan rasa aman dan nyaman bagi jamaah umrah.

Agar tercapai secara optimal semua tujuan diatas maka harus terjalin kerjasama yang baik antara pihak handling dan muthawif, sebab muthawif merupakan ujung tombak dari bisnis ini, oleh karena itu setiap muthowif yang bertugas di CAHAYA HIJAZ HANDLING ( CH2 ) di haruskan memperhatikan hal-hal berikut ini.

1.     Bersikap santun kepada jama'ah bagaimanapun keadaanya.

2.     Hp harus diaktifkan 24 jam selama menjadi guide.

3.     Berpenampilan Islami, sopan dan tidak berlebih-lebihan.

4.     Mengumpulkan dan menyimpan pasport jamaah dengan baik.

5.     Berkoordinasi dengan petugas check_in sebelum sampai hotel.

6. Membantu petugas Check_in dalam Mengawasi, mengecek, dan menghitung jumlah koper jamaah setiap Check_in dan check_out di hotel.

7.  Menemani dan mengantar jama’ah sholat fardlu, dan makan terutama di hari pertama.

8.     Membagikan air mineral kepada jamaah setiap malam ke kamarnya.

9.     Menyiapkan dan Membagikan snack kepada jamaah di setiap rute perjalanan

10.          Menguasai sejarah Mekkah & Madinah.

11.      Menguasai materi umrah dan tidak memaksakan khilafiyah yg               m      mu'tabar dikalangan para Ulama' kepada Jama'ah.

12. Mengetahui keabsahan hadits-hadits yang di sampaikan, dan tidak                        menyampaikan hadits/keutama'an/kisah yang palsu.

13.         Tanggap dengan semua permasalahan yang terjadi di lapangan.

14.           Menampung , responsible dan menyikapi kritikan jamaah dengan baik.

15.            bersedia membantu jamaah jika membutuhkan bantuan.

16.              Menelepon sopir bus sehari sebelum perjalanan.

17.               Menekankan kepada jama’ah untuk memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.     Memakai kalung identitas setiap keluar dari hotel.

b.     Setiap kali keluar mengunci kamar dan menitipkan di reception.

c.      Waspada di tempat-tempat yang berdesak-desakan terutapa pada para pengemis karena di antara mereka adalah pencopet.

18.                        Segera melapor ke handling jika ada permasalahan di lapangan.

Contoh kata sambutan muthawif kepada jama'ah ketika penyambutan di bandara:

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,

Para jama'ah tamu Allah rahimakumullah, kami perwakilan travel  . . . . . . . . . . . .  .  di Arab Saudi mengucapkan selamat datang, ahlan wa sahlan, semoga semua rangkaian ibadah bapak-bapak dan ibu-ibu selama di tanah suci berjalan lancar tidak ada suatu halangan apapun dan kembali ke tanah air dengan selamat serta semua amal ibadah bapak ibu sekalian selama di tanah suci  diterima di sisi Allah, Amin

sebelumnya perkenankan saya memperkenalkan diri:

Nama saya:...........

TTL:..........

saat ini aktifitas saya belajar di  . . . . . .  . . . . . . dan apabila ada waktu luang / libur kuliyah / belajar, saya biasa membantu membimbing jama'ah haji dan umrah.

Bapak Ibu Jama’ah rahimakumullah untuk memperlancar komunikasi diantara kita alhamdulillah no hp saya sudah  tertera di kalung ID bapak-bapak dan Ibu sekalian, saya harap kalung ID tersebut selalu dipakai setiap kali keluar dari hotel, meskipun diantara bapak-bapak  dan Ibu-Ibu sudah sering ke tanah suci dan sudah hafal semua jalan yang ada di Makkah dan Madinah, namun keberadaan kalung tersebut sangat penting sekali sebagai pengganti paspor, hal ini akan sangat bermanfaat sekali bagi kita, bila terjadi hal-hal yang tidak kita inginkan, seperti lupa letak hotel, terjadi kecelakaan atau pingsan di jalan karena berdesak-desakan, dengan adanya kalung tersebut maka akan sangat membantu pihak kepolisian atau rumah sakit untuk menghubungi kami, sehingga bisa segera mendapatkan pertolongan penanganan yang semestinya.

Bapak Ibu para tamu Allah yang berbahagia saat ini perjalanan kita menuju ke kota Madinah, sebuah kota yang di dirikan oleh Nabi kita Muhammad Rasulullah Shalallahu alaihi wassalam dan merupakan Ibu kota pertama Islam.

sebutkan sedikit keutamaan dan adab-adab Madinah, jika jamaah tidak kecapekan, namun bila terlihat mereka capek biarkan jama’ah beristirahat.

.....................................................................................................................

Ketika memasuki kota Madinah:

Para jama'ah rahimakumullah alhamdulillah kita telah  memasuki kota madinah dan sesaat lagi kita akan sampai di hotel.

nama hotel kita "Mubarak Madinah" yang berjarak 50m dari masjid Nabawi selisih satu hotel dari Masjid Nabawi terletak dibelakang hotel Golden Anshor dan Oberoi, lurus pintu gerbang no 25, jadi kalau kita keluar dari masjid nabawi harus melewati pintu gerbang no 25.

dan sekali lagi saya ingatkan untuk selalu memakai kalung ID setiap kali keluar dari hotel dan jangan segan-segan menghubungi kami apabila memerlukan bantuan.

Ketika kepulangan:

Bapak, Ibu para jamaah rahimakumullah..... alhamdulillah kita telah menyelesaikan semua rangkainan ibadah ibadah di tanah suci, semoga amal ibadah bapak ibu selama di Madinah dan Mekah di terima di sisi Allah menjadi catatan amal yang sholeh, dan kami seluruh kru perwakilan travel....... di Arab Saudi mohon maaf jika ada kekurangan dalam melayani atau membimbing bapak Ibu selama di tanah suci......

Tidak lupa kami mendoakan, semoga perjalanan bapak Ibu sekalian lancar, tidak ada halangan suatu apapun dan kembali ketemu keluarga tercinta, dan mudah-mudahan.. bapak ibu sekalian di beri kesempatan lagi oleh Allah untuk bisa berkunjung ke tanah suci baik untuk melaksanakan ibabadah haji maupun umroh....... 

         

S.O.P petugas check in:

1.     Menyiapkan kunci 12 jam sebelum kedatangan jama'ah.

2.     hp harus selalu aktif dan tetap berkoordinasi dengan muthowwif.

3.     Mengecek kebersihan dan jumlah ranjang setiap kamar.

4.     Menyiapkan Snack dan minuman.

5.     Mempelajari letak hotel dari Masjidil haram dan Masjid Nabawi untuk  n  nantinya dijelaskan kepada Jama'ah.

6.     Memberikan pengarahan kepada jama'ah dengan singkat dan jelas.

7.     Membagikan kartu hotel, jadwal sholat & kegiatan ke semua jama'ah.

8.     Bekerjasama dengan Muthawif dalam pengaturan dan penempatan  jama'ah dan kopernya.

9.     Tidak meninggalkan hotel sebelum semua Jama'ah dan koper-                                                        kopernya masuk ke dalam kamar masing-masing. Dan tidak meninggalkan koper di luar tanpa pengawasan , juga tidak meninggalkan tas di bus kecuali sudah di angkut ke dalam hotel.

Contoh sambutan petugas check_in

assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Bapak-bapak Ibu-Ibu para tamu Allah yg berbahagia, kami perwakilan travel   . . . . . . . . . .  . . . .  . . .di Madinah, mengucapkan selamat datang di kota Nabi, mudah-mudahan bapak-bapak Ibu-ibu merasa nyaman selama tinggal di Madinah.

para jama'ah rahimakumullah untuk kelancaran kegiatan kita selama di madinah sedikit akan kami jelaskan beberapa maklumat yang berkaitan dengn hotel yg kita tempati saat ini:

hotel ini bernama  . . . . . . . . . . . . . . . . . . untuk ruang makan hotel ini berada dilantai M atau R, kalau kita hendak ke restaurant melalui lift tekan tombol M atau R, atau bisa juga melawati tangga, begitu kita dapatkan tulisan restaurant di atas pintu kita masuk melalui pintu tersebut, dan tempat makan kita berada di buffey   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  .

adapun jadwal makannya:

Sarapan: setelah sholat Shubuh, Makan Siang: setelah Sholat Dzuhur.

dan Makan Malam: setelah Sholat Isya'

adapun jarak hotel dari masjid Nabawi  . . . . M, lurus pintu gerbang no  . . . . .  jadi kalau kita keluar dari masjid nabawi harus melewati pintu gerbang no . . . .  . agar tidak tersesat.

dan insya Allah yang mendampingi bapak dan ibu sekalian selama disini adalah Ust  . . . . . .  . . . . . .  . . . . .  . . . . yang berada di kamar no  . . . . . . , jika bapak Ibu ada perlu dengan beliau atau ingin menanyakan sesuatu bisa menghubungi beliau melalui pesawat telepon yang berada di setiap kamar dengan terlebih dahulu tekan no  . . . . . . .  kemudian no kamar.

sekali lagi kami himbau kepada semua jamaah untuk selalu memakai kalung ID setiap keluar dari hotel dan membawa kartu hotel yang telah kami bagikan.

baiklah..... agar bapak dan Ibu sekalian bisa segera beristirahat kami akan segera bagikan kuncinya, dan kami himbau jika semua penghuni keluar dari kamar hotel harap pintu kamar di kunci kemudian kuncinya dititipkan di reception, jangan dibawa keluar dikhawatirkan nanti akan hilang.

baik, untuk nama yang kami sebutkan bisa langsung maju kedepan.......

kamar 578:     

1.     Bp. Azhar khaldun.

2.     Bp. Zulvi Askari.

3.     Bp. Barnas Al asadi.

4.     Bp. Tirmas Tilimsani.

Kamar 579:

1.     Ibu Uwana Tsuraya.

2.     Ibu Rumaisa Najwa.

3.     Ibu Laila Qimirsi.

4.     Ibu Zubaida Asrari.